Sharepoint Form Kitaplığında Klasörleme

Bir sharepoint Form kitaplığında ki item kayıtlarının fazlalığı form kitaplığının geç yüklenmesine, bu form kitaplığında bulunan iş akışlarının çalışmamasına,form kitaplığındaki kolonların filtrelenmesinin çok geç yapılmasına veya çok ağır yüklenemesine veya sistemin hatalara girmesine  neden olabilir.

Sharepointte bir liste kitaplığındaki görüntülenebilir kaynak eşiği default 5000 dir.Bu sayı aşıldığında liste kitaplığı görünümü görüntülebilinir olmaz. Bu öğe limiti artırılabilinir fakat performans düşük olacaktır.

Belge kitaplığındaki kaynak eşiğini artırmak için:

Central AdministrationàManage Web Applications

İlgili Web Application seçilir ve General Settingsà Resource Throttling

Bunun anlamı bu Web Applicationda bulunan her bir kitaplıklar 290000 item kayıt alabilirdir.

Belge kitaplıklarının kaynak eşiğini artırırsa bu kitaplıklarda zamanla oluşan kayıtlardan dolayı formların yüklenmesi ve görüntülenebilmesi çok yavaşlayacaktır.Bu performans düşüklüğünün çözümü olarak görüntüler yaratılabilinir her bir görüntünün görüntüleyeyeceği formlar şartlara göre bu görünümlerde listelenebilinir. Her bir görünümün görüntüleyebileceği max item sayısı 2000 dir.Bu sayı aşıldığı zaman yine performans düşüklüğü ve sistemsel hatalar yaşanacaktır.Bunun içinde alınacak önlem klasörlemedir. Klasörleme yapıldığında da bir klasörde önerilen item sayısı 2000 dir. Fakat klasörler içinde klasörler (iç içe klasörler) yaratılırsa bu sayı 2000’nin üzerine çıkabilir.

Item sayısı çok yüksek olan bir  Form kitaplığında Klasörlemeyi hatta iç içe klasörlemenin nasıl yapıldığı aşağıdaki şekilde örneklendirebiliriz.

Sharepoint Web Applicationumuzda Shop Report Adında bir Form kitaplığımız vardır ve bu form kitaplığında bulunan toplam öğenin ne kadar olduğunu Form kitaplığı ayarlarına girerek öğrenebiliriz.

Görüldüğü gibi 148 bin 276 tane kayıt tutulmaktadır.Bu kayıtlar görüntülere ayrıldığında ve görüntülerde gruplama yapıldığında görüntülerde ki item sayısı limit aşımına uğradığı için sistem hatalara girmekte ve belge kitaplığına ulaşılamamaktadır.

O yüzden default görünümü Allitem orak set edip görünümdeki gruplamaları kaldırırsak Form kitaplığında Tüm itemler yavaş bile olsa listelenir amaç Form kitaplığını açabilmek yeni görünümler yaratarak klasörlemeyi yapabilmektir.

Bu belge kitaplığında 2007 yılından içinde bulunduğumuz yıla kadar hergün oluşan kayıtlar bulunmaktadır ve bu kayıtları yıllara göre klasörleyip her yıl klasörlerinide belirli periodlara ayırıp iç içe klasörleyeceğiz.

Öncelikle 2007 yılında oluşturulan formları bir görünümde toplayalım.

2007 yılında oluşturulan toplam 6577 tane item ShopReport_2007Kayitları görünümünde bulunmaktadır. Şimdi bu kayıtları 3 perioda bölecek şekilde görünümler ve klasörler yaratalım.

Form kitaplığında gidip Shop Repor 2007 adında bir root klasör yaratıyoruz

Şimdi bu klasörün içine girip bu yıla ait kayıtların periodlara bölünerek tutulduğu diğer klasörleri yaratıyoruz aynı şekilde

Diğer periodlara ayırdığımız Folderları da aynı şekilde oluşturuyoruz.

Bu klasörleye taşıyacağımız öğeler için period şartları sağlayan görünümleri oluşturuyoruz şimdide.

NOT:Burada dikkat edilmesi gereken root kitaplığa gitmektir.Klasörlerin içinde görüntü oluşturmaya çalışırsanız o klasördeki itemlar için olur bu ama biz klasörlere item taşıyacağız o yüzden root olan belge kitaplığını açıp orda görünüm oluşturmamız gerekir.

Şimdi Shop Report_2007_1.Folder’a taşıyacağımız itemların tutulacağı görünümü gerekli sartlarını sağlayarak yaratıyoruz.

Bu görünümde bu şartları sağlayan 2119 tane öğe var ve biz bu öğeleri birazdan Shop Report_2007_1.Folder’a taşıyacağız.

Bunun için içinde bulunduğumuz sitenin Site Actionsà Manage Content and Structure

ilgili Form kitaplığımızı seçiyoruz

ilgili görünümü açıyoruz.

Şimdi buradaki itemları seçiyoruz ve daha sonra taşıma yapıyoruz.

Karşımıza bir Weppage Dialog ekranı açılacaktır ve buradan seçtiğimiz itemları taşıyacağımız yer sorulacaktır.

İlgili Folder’ seçip (Shop Report_2007_1.Folder) Ok dedikten sonra taşıma işlemi başlayacaktır.

Taşıma işlemi tamamlanmış oldu.Şimdi Folder’a açıp taşıdığımız öğeleri burada görebiliriz.

Yukarıda anlatılan tüm işlemleri gerekli şartları sağlayarak diğer Folderlar içinde yaparız.

Hazırlayan:Güler ONUK